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Description du poste

La fédération ADMR recherche un assistant de gestion pour travailler 2 jours/semaine à l'association de Courçon et 3 jours/semaine à l'association de Surgères.
L'assistant de gestion exerce sous la responsabilité de l'animatrice réseau et du directeur de la Fédération.
L'assistant de gestion participe à la qualité de la gestion administrative et technique des interventions de l'association auprès des différents publics.
Assure une mission généraliste :
· Assurer l'accueil physique et téléphonique
· Veiller à la qualité de l'environnement des lieux d'accueil (convivialité, confidentialité, accessibilité)
· Réaliser des opérations administratives en lien avec son domaine d'activité
· Assure des permanences au travers de la plateforme départementale des services le week-end et les jours fériés.
Gestion administrative du personnel de l'association :
· Assiste le président(e) de l'association dans l'accomplissement de sa mission.
· Constitue le dossier d'embauche (collecte des pièces administratives, déclaration unique d'embauche, édition du contrat de travail, convocation médecine du travail…)
· Assure le suivi du dossier des salariés durant toute l'exécution de leur contrat de travail (arrêt de travail, maternité, avenants…)
· Maintient à jour le registre unique du personnel
· Etablit le planning annuel des congés, après validation par les responsables de l'association
· Effectue la gestion administrative des sanctions disciplinaires préparées par le service RH fédéral
· Assure le suivi de la modulation du temps de travail
· Veille au respect des affichages obligatoires
Gestion des interventions à domicile (En collaboration étroite avec les responsables de l'association) :
· Participe au choix des intervenants
· Etablit le planning des salariés d'intervention dans le respect du droit du travail et des dispositions conventionnelles et veille à la continuité du service
· Veille à l'optimisation des moyens d'intervention mis en œuvre entre la demande d'intervention et l'offre proposée
· Edite et envoie les propositions de contrat de prestation
· Suit la prestation durant toute l'exécution du contrat de prestation
· Assure le suivi des interventions par télégestion
· Répond aux observations des clients
· Veille à l'application des procédures qualité, participe à l'amélioration continue de son service
· Effectue des visites à domicile et des présentations d'intervenantes
Gestion financière (En collaboration avec les responsables de l'association) :
· Participe au recouvrement des factures
· Effectue les enregistrements comptables
Missions transverses :
· Utiliser les principaux logiciels informatiques liés à son activité (main courante, logiciel de planification, mails…)
· Contribuer aux projets de développement ou d'évolution du service / de l'établissement
· Appliquer le cadre légal, réglementaire et conventionnel en lien avec l'emploi exercé
· Être acteur de la prévention de ses risques professionnels (ex : gestes et postures, psychosocial…)
· Rechercher des informations et veiller à leur actualisation

Profil recherché

Compétences techniques :
· Maîtriser l'expression orale et écrite
· Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux
· Connaître l'organisation interne de la structure, ses circuits d'information, ses activités et ses partenaires
· Savoir présenter de façon complète son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives)
· Traiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires…)
· Rendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes
Compétences sociales :
· Adopter un positionnement professionnel adapté
· Faire preuve d'écoute, adapter sa communication en fonction des interlocuteurs
· Faciliter la relation entre publics accompagnés, proches aidants et intervenant(e)s
· Travailler en équipe, coordonner son action
· Comprendre, analyser et reformuler si besoin les demandes pour mieux les orienter
Compétences organisationnelles :
· Respecter les règles, procédures et méthodes qui régissent son activité
· Faire preuve d'initiative, être force de proposition et anticiper
· Faire preuve d'adaptation face à des situations imprévues ou complexes
· Avoir le sens de l'observation et de l'analyse
· Avoir le sens de l'organisation et définir les priorités
· Faire preuve d'autonomie, de rigueur et de méthode (ex: procéder à de l'auto-contrôle …)
· Contribuer à la qualité du service rendu
· S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue
· Agir en cohérence avec les orientations de la structure
· Faire preuve de polyvalence (diversité des missions exercées)

A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi de l’article L. 5212-2 du code du travail.